FABI

Beschränkung der Berufsauslagen und Auswirkungen für Arbeitnehmende mit Geschäftsfahrzeug

aus TRETOR Newsletter Dezember 1/2016

Am 9. Februar 2014 wurde die Vorlage überdie Finanzierung und den Ausbau der Eisenbahninfrastruktur (FABI) vom Stimmvolk mit grosser Mehrheit angenommen. Weitgehend unbekannt ist die Tatsache, dass mit der Annahme dieser Vorlage gleichzeitig eine Beschränkung der Berufsauslagen für den Arbeitsweg für unselbständig Erwerbende auf CHF 3’000 beschlossen wurde (gilt für die direkte Bundessteuer). Die Kantone sind in Bezug auf die Ausgestaltung einer allfälligen Beschränkung zwar frei, haben in der Zwischenzeit aber mehrheitlich ebenfalls einen maximalen Abzug in die kantonalen Gesetze aufgenommen.

Ausgangslage

Wird einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung gestellt, welches auch für private Fahrten genutzt werden kann, wurde diesem Umstand bislang mit einer monatlichen Belastung eines Privatanteils von 0.8% des Kaufpreises des Fahrzeuges Rechnung getragen.

Mit der Umsetzung von FABI wird nun aber die Möglichkeit des Abzuges des Arbeitsweges unter dem Titel «Berufsauslagen» beschränkt.

Diese Regelung gilt auch weiterhin. Gemeinhin wird angenommen, dass dadurch sämtliche private Fahrten abgegolten sind. Tatsächlich sind mit diesem Privatanteil die privaten Fahrten pauschal abgegolten, allerdings ohne den Arbeitsweg.
Durch die Nutzung eines Geschäftsfahrzeuges für den Arbeitsweg entstehen für die Arbeitnehmenden keine Auslagen. Die Steuerverwaltungen erblicken darin eine «Naturalleistung» an die Mitarbeitenden, welche auf dem Lohnausweis als zusätzlicher Lohnbestandteil betragsmässig zu deklarieren wäre. Bislang hätten die Mitarbeitenden bei ihrer privaten Steuererklärung diesen als Naturalleistung aufgerechneten Betrag bei den Berufsauslagen vollumfänglich wieder in Abzug bringen können. Aus diesem Grunde wurde bei der Entwicklung des Lohnausweisformulars auf die betragsmässige Deklaration dieser Gehaltsnebenleistung verzichtet. Es war lediglich das Kreuz im Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) einzusetzen.
Mit der Umsetzung von FABI wird nun aber die Möglichkeit des Abzuges des Arbeitsweges unter dem Titel «Berufsauslagen» beschränkt. Dadurch können sich für Arbeitnehmende mit Geschäftsfahrzeug weitreichende steuerliche Konsequenzen ergeben. Für den Arbeitgeber entsteht im Gegenzug zusätzlicher Administrativaufwand für das korrekte Ausfüllen des Lohnausweises.

Aufrechnung steuerbares Einkommen

Um den vorstehenden Neuerungen Rechnung zu tragen, muss nun der materielle Gegenwert für den Arbeitsweg quantifiziert werden. Für die Ermittlung werden die Anzahl gefahrener Kilometer für den Arbeitsweg mit einer Kilometerpauschale von CHF 0.70 multipliziert. Steuerpflichtige (bzw. Arbeitnehmende) mit Geschäftsfahrzeug haben deshalb neu den Arbeitsweg in ihrer privaten Steuererklärung zu deklarieren. Die Differenz der so berechneten Naturalleistung und dem zulässigen Abzug für die Berufsauslagen für den Arbeitsweg erhöht das steuerbare Einkommen. Daraus wird deutlich, dass insbesondere Arbeitnehmende mit längeren Arbeitswegen unter Umständen mit substanziell höheren Steuerbelastungen konfrontiert werden. Nachstehendes Berechnungsbeispiel zeigt die Auswirkungen auf das steuerbare Einkommen bei einem einfachen Arbeitsweg von 20km auf.

Steuerpflichtige (bzw. Arbeitnehmende) mit Geschäftsfahrzeug haben deshalb neu den Arbeitsweg in ihrer privaten Steuererklärung zu deklarieren.

Interessanterweise wird diese Vorgehensweise weder von der Mehrwertsteuerverwaltung noch von den Sozialversicherungsbehörden übernommen, FABI hat diesbezüglich somit keine Konsequenzen! Die Berechnung für die kantonalen Steuern ist analog vorzunehmen. Wie vorstehend erwähnt, sind diese jedoch in Bezug auf die Höhe der gewährten Abzüge frei. Folgende maximalen Abzüge für die Berufsauslagen für den Arbeitsweg sind in den Nordwestschweizerkantonen derzeit vorgesehen:

Neue Deklarationspflichten im Lohnausweis für den Arbeitgeber – Milderung der Steuerfolgen bei Aussendiensttätigkeit

Das bislang Gesagte hat für den Arbeitgeber keine Konsequenzen. Auch ändert sich in Bezug auf die Erstellung des Lohnausweises nichts. Die korrekte steuerliche Erfassung des Arbeitsweges knüpft bei den Arbeitnehmenden an, welche den Arbeitsweg zu deklarieren und gegebenenfalls zu versteuern haben.
Dies ändert sich, wenn Arbeitnehmende mit Geschäftsfahrzeug nachweislich massgeblich im Aussendienst tätig sind. Als Naturalleistung im vorstehenden Sinne gilt der Arbeitsweg nämlich nur dann, wenn Arbeitnehmende mit dem Geschäftsfahrzeug vom Wohnort an ihren üblichen Arbeitsort fahren. Fahren Arbeitnehmende hingegen von ihrem Wohnort direkt zum Kunden, gilt der zurückgelegte Weg nicht als Naturalleistung.

Fahren Arbeitnehmende hingegen von ihrem Wohnort direkt zum Kunden, gilt der zurückgelegte Weg nicht als Naturalleistung.

Entsprechend hat ab 1. Januar 2016 eine angepasste Wegleitung zum Lohnausweis ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber hat demnach auf dem Lohnausweis für Arbeitnehmende, welchen ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung gestellt wird, folgende Deklarationspflichten:

• Angabe Privatanteil unter Ziffer 2.2 (wie bisher)
• Kreuz bei Buchstabe «F» (wie bisher)
• Bescheinigung des prozentmässigen Anteils Aussendienst unter Ziffer 15 (NEU)

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat als Hilfe für die korrekte Deklaration im Juli 2016 eine Mitteilung herausgegeben (Mitteilung-002-D-2016, abrufbar auf der Hompage der ESTV). Im Rahmen der Mitteilung wird der Begriff «Aussendienst» näher umschrieben und es werden Varianten für die Deklaration aufgezeigt (pauschal oder effektiv).
Auch wenn die Angabe des prozentmässigen Anteils an Aussendiensttätigkeit für den Arbeitgeber aufwendig ist, ist die Bescheinigung auf dem Lohnausweis vor allem für Arbeitnehmende mit längeren Arbeitswegen relevant. Der steuerbare Wert der Naturalleistung kann entsprechend reduziert werden. Das Berechnungsbeispiel zeigt die Auswirkungen bei einer angenommenen Aussendiensttätigkeit von 30% auf.

Definition «Aussendienst»

In der Praxis zeigt sich, dass insbesondere die Definition der «Aussendiensttage» viele Fragen aufwirft. Darüber hinaus gibt es weitere Tatbestände, welche richtigerweise keine Naturalleistung für den Arbeitsweg auszulösen vermögen (bspw. Home-Office, Externe Weiterbildungsseminare, Krankheit oder Unfall etc.). In der vorstehend er wähnten Mitteilung der ESTV wird der Begriff «Aussendienst» wie folgt definiert:

Der Rechtssicherheit ebenfalls nicht förderlich ist die Tatsache, dass die Mitteilung der ESTV rein informativen Charakter hat und für die Kantone grundsätzlich nicht verbindlich ist. Auch bleiben trotz der Mitteilung diverse Fragestellungen ungeklärt.

Wie kann der Anteil Aussendienst bestimmt werden?

Die Hauptschwierigkeit besteht darin, wie der prozentuale Anteil der Aussendiensttätigkeit eruiert werden soll. Von einer geschätzten Angabe ist abzuraten, denn einerseits muss die Angabe für die Arbeitnehmenden nachvollziehbar und stimmig sein und andererseits muss auf Nachfragen der Steuerbehörden ein schlüssiger Nachweis erbracht werden können.

Auch wenn die Angabe des prozentmässigen Anteils an Aussendiensttätigkeit für den Arbeitgeber aufwendig ist, ist die Bescheinigung auf dem Lohnausweis vor allem für Arbeitnehmende mit längeren Arbeitswegen relevant.

Es ist somit zu empfehlen, von Arbeitnehmenden mit einem Geschäftsfahrzeug Aufzeichnungen über den Arbeitsweg vornehmen zu lassen. Diese sind durch den Arbeitgeber zu prüfen und aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen dienen der korrekten Deklaration der Aussendiensttage auf dem Lohnausweis.
Sollte diese «effektive» Ermittlung nicht möglich sein, bietet die ESTV im Rahmen ihrer Mitteilung die Möglichkeit, die Aussendiensttage «pauschal» zu deklarieren. Diese Regelung könnte je nach Unternehmenstätigkeit zweckdienlich sein.

Unter Ziffer 15 im Lohnausweis muss aber aufgeführt werden, ob die Deklaration effektiv oder pauschal erfolgt!

Unter Ziffer 15 im Lohnausweis muss aber aufgeführt werden, ob die Deklaration effektiv oder pauschal erfolgt! In einer Beilage zur Mitteilung sind diverse Berufsgattungen indikativ aufgeführt. So kann beispielsweise für einen Projektleiter im Baugewerbe eine Pauschale von 70% vorgesehen werden, für einen Versicherungsvertreter eine solche von 90%.

FABI

Fazit

Autor

Martin Dettwiler
Mitglied der Geschäftsleitung, Partner
dipl. Steuerexperte
dipl. Betriebsökonom FH
zugelassener Revisionsexperte
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